Forskellen mellem arkivering og sletning i gmail

Ved hvad du skal gøre med alt hvad du modtager i Gmail

For de fleste er Gmail et af de vigtigste værktøjer i deres daglige liv. Problemet er, at de fleste får så mange e-mails, at det er svært at holde din indbakke organiseret og ikke fuld af tilfældige, unødvendige e-mails. Gmail tilbyder brugerne flere måder at organisere og sortere deres e-mails i forskellige mapper, faner og tags, men i en tid hvor Googles søgning kan scanne millioner af ord i sekundet, hvorfor er det nødvendigt at lægge så stor indsats for at holde din Gmail organiseret? Heldigvis har Gmail et arkiveringsværktøj, der hjælper dig med at rydde op i grænsefladen uden at få dig til at bruge flere dage på at placere hver e-mail i en bestemt mappe.

Hvad er arkivering?

Handlingen med at arkivere en e-mail i Gmail tager den og placerer den i en mappe, hvor den fortsat vil eksistere, men vil ikke længere rod i din indbakke. Det bedste ved dette er, at det stadig vil være tilgængeligt i fremtiden, hvis det er nødvendigt. Gmail håndterer denne opgave fantastisk, da det giver brugerne mulighed for hurtigt og nemt at arkivere deres e-mails.

Hvad er det at slette?

Når du beslutter at slette en e-mail, sendes den til en papirkurvmappe. Denne mappe fungerer som en sikkerhedskopi, bare hvis du ikke mente at faktisk slippe af med en e-mail. Nogle mennesker bruger også papirkurven som et dumpingsted for e-mails, de ikke ser som vigtige nok til at have i deres indbakke. Problemet med dette er, at Gmail automatisk sletter e-mails, der er placeret i papirkurven efter 30 dage. Så mens du bruger papirkurven mappe som et værktøj til at rydde op i din indbakke kan virke som en god idé, skal du bare vide, at du sandsynligvis vil miste en e-mail, du muligvis har brug for i fremtiden.

Hvorfor du skal arkivere dine e-mails

Lad os sige, at du har en samtale med nogen, og der udveksles oplysninger som en adresse eller et telefonnummer. I det øjeblik er du i stand til at skrive ned eller gemme alt det, der er nødvendigt, så du beslutter at slette samtalen, da du ikke kan se et punkt for at få den til at røre din indbakke længere.

Forestil dig nu en vis tid, hvor du aldrig skulle have været nødt til at se tilbage på den samtale eller hente information fra disse e-mails, men det gør du af en eller anden grund. Hvis du slettede e-mailtråden, ville du ikke være i stand til at se tilbage og nemt finde det, du leder efter. Hvis du arkiverer en e-mail, behøver du ikke længere at se den sidde i din indbakke, men har også ro i sindet, hvis du ved, at en hurtig søgning vil bringe den tilbage til dig.

Derudover er alle dine arkiverede e-mails placeret i mappen "All Mail", som kan findes i navigationsskuffen. E-mails er ikke organiseret, når den først er arkiveret, men hvis du har brug for hurtig adgang til en nyligt arkiveret e-mail, vil den være nær toppen af ​​listen.

Sådan arkiveres en e-mail i Gmail på Android

Der er tre hurtige og lette måder at arkivere dine e-mails. To af disse metoder er til arkivering af individuelle e-mails, og den tredje er en måde at vælge flere e-mails og arkivere dem til senere brug.

Den hurtigste, nemmeste og mest uheldige måde at arkivere en e-mail er at skubbe den væk, mens du ser på listevisningen af ​​alle dine e-mails i din indbakke. Da de fleste Android-brugere er vant til at få adgang til navigationsskuffen fra at stryge fra venstre side af skærmen, er det let at ved en fejltagelse sende e-mails væk for at blive arkiveret. Heldigvis, lige efter at have sendt en e-mail væk, giver Gmail dig mulighed for at fortryde din handling bare ved at trykke på en fortryd-knap, der vises i flere øjeblikke efter arkivering.

I Gmail-indstillinger kan du hurtigt slå denne funktion fra, hvis du gør det meget ved et uheld eller bare ikke har behov for funktionen. For at gøre dette skal du åbne navigationsskuffen, rulle ned til bunden, hvor indstillingerne er placeret, indtaste generelle indstillinger, og indstillingen andet fra toppen giver dig valget om at slå eller slukke "skub til arkiv."

Den anden måde at arkivere en e-mail er, mens du ser en individuel beskedtråd. Når du er færdig med at læse indholdet af en e-mail, bliver du mødt med flere indstillinger på proceslinjen. Et af de flere ikoner, der venter på dig, er et, der ser ud til at være en boks med en pil, der peger nedad. Dette er arkivknappen. Hvis du vælger dette, mens du ser e-mailen, sendes du tilbage til din indbakke, og der vises en status i bunden af ​​din skærm i flere sekunder, der fortæller dig, at e-mailen blev arkiveret. Hvis du ikke mente at arkivere en e-mail, er der igen en fortryd-knap, som du kan vælge for at bringe din e-mail tilbage til dens oprindelige placering.

Endelig, hvis du går gennem din indbakke og beslutter, at det er på tide at virkelig rydde op, vil den sidste metode gøre dette hurtigt og nemt at gøre. Når du ser på din indbakke i listevisningen, kan du klikke på afsenderens billede (normalt en farvet boks med det første bogstav i afsenderens navn inde i det) eller længe trykke på en e-mail for at vælge det.

Fortsæt processen med at vælge flere e-mails, og når alt det, du vil arkivere, er valgt, skal du klikke på det samme boksikon med den pil nedad, der sidder på proceslinjen. Ligesom den sidste metode lige efter arkivering af e-mails vises en status i bunden af ​​skærmen, der informerer dig om, at du arkiverer adskillige e-mails og giver dig muligheden for at fortryde din handling.

Hvis du nogensinde er bekymret for, at du ved et uheld kan arkivere eller slette e-mails ved hjælp af en af ​​ovenstående metoder, giver Gmail dig mulighed for at tænde for en funktion, der tilføjer et andet trin til arkivering eller sletning af e-mails. Denne tilladelse tilføjer en pop-up-dialogboks, der vises, når du forsøger at slette eller arkivere en e-mail, der beder om en bekræftelse af, at du faktisk ønsker at afslutte din valgte handling.

For at tænde for dette skal du åbne navigationsskuffen, rulle ned til indstillinger, vælge generelle indstillinger, og i bunden af ​​menuen er der to afkrydsningsfelter for at aktivere bekræftelse, før du sletter og arkiverer.

Med denne nye viden om arkivering og sletning får du din Gmail-indbakke ryddet op og kører mere effektivt, mens du aldrig bliver af med oplysninger, som du muligvis har brug for en dag.